TATA RUANG KANTOR

A.   Pengertian

Menurut George R. Terry dalam buku Office Menegement and Control tahun 1958, tata ruang kantor adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunannya secara  terperinci dari ruangan tersebut untuk menyiapkan suatu susunan praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.

B.   Tujuan

·        Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena prosedur kerja dapat dipersingkat.

·        Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.

·        Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efisien.

·        Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu, atau oleh suara bising lainnya.

·        Menciptakan kenyamanan bekerja bagi para pegawai.

·        Memberikan kesan yang baik terhadap para pengunjung.

·        Mengusahakan adanya keleluasan bagi:

    Gerakan pegawai yang sedang bekerja

    Kemungkinan pemanfaatan ruangan bagi keperluan lain pada waktu tertentu.

    Kemungkinan perkembangan dan perluasan kegiatan dikemudian hari.

C.   Asas-Asas Pokok Ruang Kantor

Dalam buku Pratical Plan Layout tahun 1955, Richard Muther mengutarakan tentang azaz-azaz pokok tata ruang kantor adalah sbb:

    Asas Jarak Terpendek

Merupakan jarak terpendek antara 2 titik dalam garis lurus.

    Asas Rangkaian Kerja

Merupakan penempatan para pegawai dan alat-alat kantor menurut rangkaian yang sejalan dengan urutan-urutan penyelesaian pekerjaan.

    Asas Penggunaan Segenap Ruang

Apabila mungkin, tidak ada ruang yang tidak terpakai, tidak hanya yang berupa luas lantai, tetapi juga vertikal ke atas maupun ke bawah.

    Asas Perubahan Susunan Tempat Kerja

Apabila diperlukan dapat dirubah dengan mudah, misalnya tata ruang kantor terpaksa dirubah karena:

a)    Perubahan proses kerja/prosedur kerja kantor.

b)    Penemuan teknologi baru, dll.

D.   Penyusunan Tata Ruang Kantor

a)    Tata ruang kantor berkamar ( Cubicle Type Offices ).

b)    Tata ruang kantor terbuka ( Open Plan Offices ).

c)     Tata ruang kantor berhias atau berpanorama/bertaman      ( Landscape Offices ).

d)    Tata ruang kantor yang merupakan gabungan antara bentuk tata ruang kantor berkamar, tata ruang kantor terbuka, dan tata ruang kantor berhias.

Tata ruang kantor berkamar adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar kerja.

Keuntungan:

    Konsentrasi kerja lebih terjamin.

    Pekerjaan yang bersifat rahasia, dapat lebih terjamin atau terlindungi.

    Untuk menambah kewibawaan, status pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/ pimpinan.

    Untuk menjamin keberhasilan kerja dan merasa ikut bertanggungjawab  atas ruangan dan merasa ikut memiliki.

Kerugian:

    Komunikasi langsung antar pegawai tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi  berkurang.

    Diperlukan biaya yang lenih besar untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan, dan biaya peralatan lainnya.

    Pemakaian ruangan kurang luwes apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.

    Mempersulit pengawasan.

    Memerlukan ruangan yang luas.